1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом МБОУ Курагинская СОШ № 7 (далее по тексту Учреждение), устанавливает единые правила делопроизводства в Учреждении и направлено на обеспечение единства в принципах организации системы документооборота в Учреждении.
1.2. Вопросы работы с документами Учреждения регулируются настоящим Положением, Уставом Учреждения и законодательством Российской Федерации.
1.3. Общий контроль за документационным обеспечением деятельности Учреждения, за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основным требованиям к составлению и обороту документации возлагаются на администрацию Учреждения.
1.4. Работники Учреждения несут дисциплинарную ответственность за выполнение требований Положения по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю Учреждения.
1.5. Передача документов и их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения директора Учреждения и уполномоченных им лиц за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
1.6. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении (переводе) имеющиеся у него документы по указанию директора Учреждения передаются другому работнику.
1.7. Права, обязанности и ответственность сотрудников Учреждения определяются должностными инструкциями, трудовыми договорами.
2. Основные требования к оформлению документов
2.1. В соответствии с действующим законодательством в Учреждении издаются, составляются и оформляются следующие документы: приказы (распоряжения); инструкции; договоры (контракты); акты; протоколы; письма; другие документы,, необходимые для нормального функционирования Учреждения.
2.2. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
2.3. Все виды организационно-распорядительных документов в
Учреждении печатаются на бланках установленного образца. В работе
Учреждения используются: бланк распоряжения; бланк приказа и другие определенных видов бланки и иных видов документы обязательных для применения форм установленных законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.
2.4. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемого документа — дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
2.5. При необходимости оценки целесообразности принятия
документа, его обоснованности и соответствия законодательству
российской Федерации и локальным актам Учреждения. Согласование
может проводиться как внутри Учреждения, так и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом Учреждения, имеющим на это право. Виза включает в себя наименование должности визирующего документ лица, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".
Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в Учреждении, ниже подписи по левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
2.6. Особым способом введения документа в действие является
его утверждение. Документы утверждает директор Учреждения. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения и изданием распорядительного документа.
2.7. Текст документа должен быть кратким, точным, не
допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять
документ', как правило, по одному вопросу, что ускоряет их
рассмотрение, исполнение и способствует правильному
формированию дел.
Тексты распорядительных, документов и писем состоят из двух частей. В первой указываются основания или причины составления документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.
В письмах следует обращаться от имени организации или его структурного подразделения.
2.8. В случае если документ содержит приложения, об этом должна быть сделана ссылка в документе. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.
Если приложения в тексте не названы, то в конце текста документа необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу па них проставляются порядковые номера Приложение 1, Приложение 2 и т.д.
2.9. Документы подписываются директором Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности.
2.10. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
2.11.Если к документу не приложена копия ответного письма, то исполнитель делает надпись, когда и как исполнен документ. После этого документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной приказом директора Учреждения.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Проекты документов, представляемые на подпись
директору Учреждения, должны иметь визы
исполнителя, руководителей заинтересованных структурных
подразделений.
Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двояких толкований.
3.2. Приказ — это нормативный документ, издаваемый для
решения каких-либо задач.
Приказы должны иметь название, дату и номер.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по кадрам.
Приказы подписываются директором Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности.
3.3. Протокол является документом, фиксирующим ход обсуждения вопросов и принятых решений. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем органа, проводившего заседание, решение которого оформлено протоколом.
3.4. Акт - документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий факты, события.
Акты оформляются на общем бланке Учреждения. Если составляется не для внутреннего использования в Учреждении, то он должен содержать юридический адрес Учреждения.
Акт подписывается председателем и членами комиссии, составившей Акт.
3.5. Договоры составляются юристом УО либо согласовываются с ним. Договор должен отвечать всем предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям к нему.
3.6. По содержанию и назначению письма могут быть: коммерческими, гарантийными, письмами-запросами, письмами ответами и другие. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным и корректным.
3.7. Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция составляется сотрудником отдела кадров или лицом его, заменяющим на основе документов, содержащих сведения о полномочиях работников, представляемых руководителем соответствующего структурного подразделения. Проект должностной инструкции согласовывается с председателем профсоюзного комитета Учреждения и утверждается директором Учреждения.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с сотрудником Учреждения.
Должностная инструкция по своему содержанию должна соответствовать предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям, а именно: содержать следующие разделы должностные, обязанности, требования к знаниям и профессиональным навыкам работника, требования к квалификации работника.
3.8. В соответствии с требованиями трудового законодательства
Российской Федерации в Учреждения установлен единый
порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников,
совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по трудовой деятельности сотрудников или документацией по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры; приказы по кадрам, трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; личные дела;
лицевые счета по заработной плате; другие документы, оформляющие трудовые отношения с работниками. Получение и обработка документов по личному составу осуществляется в соответствии с Положением о защите персональных данных работников Учреждения.
4. Организация документооборота
4.1. Вся поступающая в Учреждение корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов. После рассмотрения директором Учреждения или иными компетентными сотрудниками, документы с резолюциями направляются исполнителям через секретаря и доводятся до их сведения под роспись.
4.2. Документы, подписанные директором Учреждения и предназначенные для отправки, передаются в канцелярию секретарю, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в соответствующие папки, в соответствии с номенклатурой дел Учреждения.
5. Порядок контроля исполнения документов
5.1. Периодические проверки правильности исполнения документов проводятся директором Учреждения.
5.2. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции директора. Если срок исполнения не установлен, то документ должен быть исполнен в срок, не превышающей один месяц.
5.3. Контроль исполнения осуществляется на основании регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения содержащихся в нем поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
6. Работа исполнителей с документами
6.1. Работник Учреждения, которому поручено исполнение поручения, несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа.
7. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив
7.1. Документация, не используемая постоянно в работе Учреждения, передается на хранение в архив Учреждения. Хранение документов в архиве Учреждения осуществляется в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, в частности, для финансовых документов — 5 лет, для документов по личному составу — 75 лет.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
- При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
8. Заключительные положения
9.1. Настоящее положение обязательно для исполнения всеми работниками Учреждения.
9.2. Изменения и дополнения в настоящее положение вносятся приказом директора Учреждения.