Положение о личных делах
1. Общие положения.
1.1. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.2. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.
2.Порядок оформления личных дел при поступлении в школу
2.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей (законных представителей).
Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:
- заявление родителей (законных представителей) о зачислении ребенка в
Учреждение установленной формы;
- свидетельство о рождении (копия);
- справка о регистрации ребенка по месту жительства;
- согласие родителя (законного представителя) на обработку персональных данных
ребенка;
2.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются документы, перечисленные в п.2.1. данного Положения. Для учащихся, достигших возраста 14 лет, обязательным является предоставление копии паспорта. В «Личном деле» обучающихся 10-11 классов хранится аттестат об основном общем образовании, который выдается ученику при окончании школы.
2.4. Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей (законных представителей).
2.5. Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика.
2.6. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под №5). При поступлении в образовательное учреждение из другого учебного заведения номер личного дела меняется в соответствии с номером в Алфавитной книге записи обучающихся.
2.7. Личные дела обучающихся хранятся в канцелярии в строго отведенном месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.
2.8. Контроль над состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебной работе и директором общеобразовательного учреждения.
2.9. Проверка личных дел обучающихся осуществляется 2 раза в год (сентябрь, май);
2.10. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.
3. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся
3.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
3.2. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать Учреждения.
3.3. В личное дело ученика заносятся итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.
3.4. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает общие сведения об обучающихся, которые содержат следующие графы: № п\п, № личного дела, ФИО обучающегося, дата рождения, домашний адрес, движение.
3.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков.
4. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения
4.1.Выдача личного дела родителям учащегося производится делопроизводителем школы при наличии приказа «О выбытии».
4.2. При выдаче личного дела делопроизводитель вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители или законные представители учащегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.
4.4. При выбытии учащихся 10,11х классов родителям выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.
4.5. Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив Учреждения, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия учащегося из Учреждения.